La présente Charte a pour objet de préciser les engagements des participants invités au Africa IT Meetings.

En contrepartie du respect ses engagements de participation, l’invité bénéficiera de la prise en charge de ses frais d’hébergement et de restauration.

• L’hébergement en chambre single 2 nuits en hôtel *****
• Le cocktail et diner d’ouverture
• Les déjeuners et pauses café
• Les dîners, soirées et animations

PROFIL DES INVITES

Pour pouvoir être invité le participant doit remplir les conditions ci-dessous :

• Etre DSI, RSSI, Directeur de la Stratégie Digitale, Directeur Infrastructures Réseaux ou Chef de Projet IT
• D’une grande entreprise ou administration Africaine
• Avoir un projet dans le domaine IT

L’invité déclare avoir recueilli, préalablement à sa demande d’inscription, l’accord de la société à laquelle il appartient, être habilité à représenter celle-ci lors de l’Evènement et disposer des pouvoirs nécessaires à la contractualisation de sa participation.Une attestation pourra être fournie sur simple demande pour justifier de son absence durant l’évènement.
L’invité assure ne pas être en transition professionnelle et informera l’organisateur de tout évènement de nature à justifier un réexamen de sa demande de participation.
 
XCOM se réserve le droit de refuser la prise en charge si le profil de l’invité ne remplit pas les conditions ci-dessus. Cette décision ne peut faire l’objet d’aucune contestation.
Une seule personne peut être invitée par organisme.
Dans l’éventualité, ou l’invité voudrait venir avec un collaborateur les frais de séjour du 2eme collaborateur seront à la charge de l’entreprise.
Les invités qui souhaitent se rendre au Forum avec leur épouse et/ou enfant : Les suppléments repas et chambre double seront à leur charge, à régler directement auprès de l’hôtel. Les épouses et les enfants ne peuvent pas participer aux déjeuners et soirées organisées dans le cadre du forum.

INSCRIPTION - MODALITÉS DE DEMANDE DE PARTICIPATION

Pour valider sa participation, l’invité doit compléter le formulaire d’inscription sur le site de l’organisateur.
Préalablement à toute validation de participation, l’Invité reconnaît expressément avoir pris connaissance de la présente « Charte de l’Invité », et d’en accepter les conditions sans réserve, en cochant la case « J'ai lu et j’accepte les conditions générales de la Charte de l’Invité ».

Formulaire d’inscription et conditions de participation

Il est obligatoire d’avoir un projet IT pour que la participation au forum soit validée.
L’invité est informé du fait que les informations à caractère personnel communiquées via le formulaire d’inscription fera l’objet d’un traitement informatique par Xcom destiné à gérer son inscription et son accès à l’Evènement, assurer le bon déroulement de son séjour, et de ses rendez-vous. Certaines informations pourront être transmises aux prestataires de services de XCOM aux seules fins de gestion, le cas échéant, du transport et de l’hébergement du participant.

ORGANISATION DES RENDEZ VOUS

L'invitation au Forum, implique que l'invité rencontre des fournisseurs.
Après validation de son inscription, le participant a l’obligation de se connecter sur la plateforme BTB pour la gestion de ses rendez-vous d’affaires.
L’invité a l’obligation de choisir au minimum 10 partenaires et d’effectuer ses demandes de rendez-vous en ligne via la plateforme.
Dans l’éventualité où un invité indiquerait de fausses informations (fonction, entreprise, projet) l’organisateur se réserve le droit d’annuler sa participation.
En l’absence de réponse de l’invité sur des informations manquantes ou des actions non effectuées,  ce dernier s’expose également à ce que sa demande de participation soit annulée.

MESURES DE SECURITE

L’invité est tenu de respecter les mesures de sécurité imposées par les autorités administratives ou judiciaires, ainsi que les mesures de sécurité et sanitaires éventuellement imposées par l’organisateur tout au long de l’Evènement.

ENGAGEMENT DE PARTICIPATION

Toute personne ayant reçu une confirmation de participation par l’organisateur constitue un engagement ferme et irrévocable d’être présent à l’Evènement.

ANNULATION DE PARTICIPATION PAR L'INVITE

Vous devez informer de votre annulation éventuelle par téléphone et email (mailto:jmannani@xcom.fr) au plus tard 48h avant la date prévue d’arrivée. Si vous annulez après ce délai, les frais d'annulation de votre séjour seront facturés.

PRESENCE DE L'INVITE LORS DE L'EVENEMENT

Afin de favoriser le networking, la convivialité et l’esprit de partage qui animent notre évènement, nous vous demandons de participer à l’ensemble des soirées, déjeuners, et conférences plénières organisés par XCOM.
Lors des dîners, nous vous demandons de vous installer à la table du partenaire qui vous a invité.
Les invités ont l’obligation d’honorer les rendez-vous d’affaires programmées et validés via la plateforme BTB suivant les choix effectués.

BADGE INVITE

Un badge d’accès vous sera remis lors de votre arrivée. Ce badge vous permettra d’accéder à l’espace networking, ainsi qu’aux déjeuners, cocktails et soirées organisés. Seules les personnes portant un badge délivré par l’organisateur peuvent avoir accès à l’Evènement.

L'APPLICATION MOBILE DU FORUM

Cette application dispose de plusieurs fonctionnalitées :
Lecteur de badge
En présentant son badge devant le terminal mobile d’un partenaire, l’Invité accepte que les données à caractère personnel le concernant (nom de sa société, nom, prénom, fonction, adresse électronique, téléphone portable…) soient transmises au partenaire. Les données issues des lecteurs de badges seront également traitées par l’Organisateur à des fins statistiques et d’analyse des rendez-vous.
L’invité autorise les Partenaires d’utiliser ses données afin de poursuivre les échanges engagés et déclare accepter de recevoir des propositions commerciales.
Notifications
L’invité accepte de recevoir des notifications sur son téléphone durant l’événement, ces notifications sont des messages adressés par l’organisateur, les autres invités ou les partenaires.
Messagerie instantanée
L’invité accepte de recevoir des messages instantanés, ces messages peuvent être adressés par l’organisateur, les autres invités ou les partenaires.

PUBLICATIONS - DROIT A L'IMAGE

L’Invité autorise expressément, à titre gracieux, l’Organisateur :
• à réaliser, s’il le souhaite, des photos et/ou des films le représentant, en qualité de l’Invité, lors de l’Evènement ou des évènements organisés à l’occasion de l’Evènement ;
• à communiquer sur la société à laquelle il appartient en tant que société invitée présente à l’Evènement ;
• à utiliser librement ces images sur tous supports, notamment publicitaires (y compris Internet), au Maroc comme à l’étranger et pour une durée de cinq ans à compter de la validation de la demande de participation.
L’Invité qui ne souhaiterait pas être représenté sur des photographies et/ou films réalisés à l’occasion de l’Evènement, doit en aviser préalablement par écrit l’Organisateur avant l’ouverture de l’Evènement.

PARTICIPATION ATTENDUE DE L’INVITE POST EVENEMENT

L’invité consent à apporter un témoignage sur l’événement qui pourra être utilisé pour le bilan et le site internet de l’événement
L’invité devra tenir informé l’organisateur des rendez-vous pris avec les partenaires post événement.

RESPECT DES ENGAGEMENTS

Au cas où l’Invité n’honorerait pas un ou plusieurs Engagements de Participation, l’Organisateur se réserve le droit d’annuler sa participation et de lui facturer ses frais de séjour pour un montant de 8.000 DHS, et de refuser son admission aux prochains évènements organisés par XCOM.

La validation de participation à l’Evènement suppose l’acceptation pleine et entière de la présente charte.